Mặc dù không có cái gọi là kế hoạch dự án “hoàn hảo” - các nghiên cứu cho thấy những thay đổi về phạm vi dự án giữa chừng vẫn là một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến thất bại của dự án. Nhưng trong một nghề mà sự thay đổi là không thể tránh khỏi, thường thì lý do thực sự dẫn đến thất bại không phải là bản thân sự thay đổi phạm vi mà thay vào đó là do những thay đổi phạm vi được quản lý kém .

Mặc dù việc xác định phạm vi của bạn một cách rõ ràng là điều quan trọng nhưng việc lập kế hoạch cho những thay đổi ngoài dự kiến ​​cũng quan trọng không kém.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách phân tích thay đổi phạm vi và quyết định xem nó có hợp lệ hay không (hoặc chỉ là sự thay đổi phạm vi được ngụy trang) và sau đó cung cấp cho bạn quy trình bảy bước để thay đổi thành công phạm vi dự án của bạn.

Thay đổi phạm vi là gì? Khi nào chúng có hiệu lực?

Trước khi có thể thảo luận về những thay đổi trong phạm vi , chúng ta cần phải rõ ràng về ý nghĩa của việc nói về phạm vi của dự án.

Phạm vi của dự án đề cập đến tập hợp kết quả đầu ra, kết quả và lợi ích của dự án cũng như công việc cần thiết để cung cấp chúng.

Nói một cách đơn giản hơn, phạm vi sẽ trả lời câu hỏi “cái gì?” câu hỏi cho dự án của bạn:

• Công việc gì cần phải hoàn thành?
• Những kết quả đầu ra nào sẽ được tạo ra?
• Những kết quả đầu ra này sẽ dẫn đến kết quả gì ?
• Doanh nghiệp sẽ nhận được lợi ích gì từ công việc này?
• Điều gì “ngoài phạm vi” của dự án này và nên bỏ qua hoặc tránh?

Trả lời những câu hỏi này là cách bạn xây dựng phạm vi công việc và là một phần thiết yếu trong việc xác định kế hoạch dự án tổng thể của bạn . Tuy nhiên, ngay cả những kế hoạch tốt nhất cũng có thể thất bại nếu bạn không sẵn sàng đối phó với những thay đổi.

Thay đổi phạm vi là bất kỳ sai lệch nào so với phạm vi ban đầu của bạn. Điều này có thể bao gồm việc thêm các tính năng mới, thay đổi chức năng, dời ngày đưa sản phẩm ra thị trường hoặc thậm chí xóa công việc khỏi phạm vi của bạn.

Tuy nhiên, mặc dù có niềm tin phổ biến rằng mọi thay đổi về phạm vi đều xấu, nhưng thực tế không phải vậy. Khi dự án của bạn tiến triển, bạn sẽ tìm hiểu những điều mới về đối tượng và tính năng của mình, chứng kiến ​​những thay đổi của thị trường hoặc thay đổi các ưu tiên của bạn. Tất cả những thay đổi này đều làm thay đổi mục tiêu của dự án và là lý do chính đáng để bạn điều chỉnh phạm vi của mình.

Nhưng làm thế nào để bạn biết liệu yêu cầu thay đổi phạm vi có đến từ một địa điểm hợp lệ hay không? Thông thường, có năm cách khác nhau để xác định sự thay đổi phạm vi là hợp pháp:

1. Những thay đổi theo hướng thông tin. Khi có thêm thông tin, bạn có thể nhận thấy rằng phạm vi của mình quá tích cực hoặc sẽ không đi đủ xa để mang lại kết quả phù hợp.
2. Thay đổi theo hướng ngân sách. Khi dự án của bạn tiến triển, bạn có thể biết rằng bạn cần nhiều ngân sách hơn để đạt được mục tiêu của mình hoặc thậm chí có thể bị mất ngân sách. Để thích ứng, bạn có thể cần phải thay đổi phạm vi của mình.
3. Thay đổi theo lịch trình. Nhà tài trợ dự án của bạn có thể quyết định bạn cần thực hiện nhanh hơn để không cản trở công việc khác. Điều này sẽ dẫn đến việc bạn phải điều chỉnh phạm vi của mình cho phù hợp.
4. Những thay đổi dựa trên tài nguyên. Nếu các nguồn lực trong dự án của bạn thay đổi, điều đó có thể cho phép hoặc ngăn cản bạn cung cấp phạm vi ít nhiều.
5. Những thay đổi hướng tới chất lượng. Đặc biệt là sau khi cung cấp nguyên mẫu hoặc bằng chứng về các khái niệm, bạn có thể nhận ra rằng chất lượng cần được cải thiện và do đó phạm vi của bạn sẽ cần phải tăng lên.

Trong một nghề mà sự thay đổi là không thể tránh khỏi, lý do thực sự dẫn đến thất bại không phải là thay đổi phạm vi mà là do sự thay đổi phạm vi được quản lý kém.

Việc thay đổi phạm vi có thể giết chết dự án như thế nào (không có quy trình tại chỗ)

Mặc dù việc thay đổi phạm vi vốn dĩ không phải là xấu nhưng nó có thể giết chết các dự án (thậm chí cả những dự án Agile) nếu nó không được quản lý hiệu quả.

Thay đổi phạm vi sai và bạn có thể phải đối mặt với bất kỳ hậu quả nào sau đây:

1. Dự án làm lại. Nếu bạn không lường trước và lên kế hoạch cho những thay đổi về phạm vi, điều đó có thể khiến bạn phải làm lại nhiều lớp. Việc làm lại sẽ khiến bạn chậm lại, khiến bạn vượt quá tiến độ và có thể vượt quá ngân sách.
2. Mối quan hệ các bên liên quan bị tổn hại Với tư cách là người quản lý dự án, bạn cần biết khi nào nên chấp nhận và từ chối các thay đổi về phạm vi. Nếu sự cân bằng này bị sai lệch, bạn sẽ tạo ra căng thẳng với các bên liên quan thiếu kiên nhẫn .
3. Một nhóm dự án mất tinh thần. Quá nhiều thay đổi về phạm vi có thể khiến nhóm của bạn trở nên thất vọng, dẫn đến thiếu động lực và động lực. Suy cho cùng, thật khó để vận hành hiệu quả khi các cột gôn liên tục thay đổi.
4. Rủi ro bổ sung. Những thay đổi về phạm vi được quản lý kém sẽ tạo ra rủi ro cho toàn bộ dự án . Quyết định đi theo một hướng đi mới bất chợt và bạn có nguy cơ gặp phải nhiều rắc rối, chậm trễ và chi phí hơn nữa cho dự án của mình.
5. Giảm lợi ích. Những thay đổi về phạm vi chỉ nên được thống nhất nếu chúng bổ sung thêm các lợi ích hoặc nếu chúng làm giảm bớt nguy cơ mất đi các lợi ích. Để một phạm vi lừa đảo thay đổi và nó có thể phá hủy lợi ích của bạn, bằng cách vượt quá ngân sách hoặc tác động tiêu cực đến kết quả đầu ra của bạn.

Các kỹ thuật quản lý dự án truyền thống (đôi khi được gọi là thác nước) dạy mọi người xác định trước phạm vi của họ và không chấp nhận những thay đổi khi dự án tiến triển.

Như chúng ta đã biết, cách tiếp cận đó không phải lúc nào cũng thực tế và khiến nhiều dự án thất bại. Đó là lý do tại sao trong 20 năm qua, quản lý dự án linh hoạt đã trở nên phổ biến hơn vì nó cho phép các nhóm dự án linh hoạt hơn trong việc thay đổi và thích ứng khi họ tiến bộ.

Scope change và Scope creep có giống nhau không?

Khi nói về Scope change, nhiều người quản lý dự án và nhà phát triển tự động nghĩ đến Scope creep. Tuy nhiên, có sự khác biệt lớn giữa Scope change và Scope creep, nghĩa là chúng không nên được sử dụng thay thế cho nhau.

Scope creep được định nghĩa là bất kỳ thay đổi không được kiểm soát nào trong phạm vi của dự án trong suốt vòng đời của nó.

Mặc dù Scope creep đã được lên kế hoạch, xem xét kỹ lưỡng và đưa vào các lần chạy nước rút sắp tới của bạn một cách hợp lý, trong khi scope changes sẽ bị ép buộc đối với nhóm của bạn mà không nhận ra hoặc hiểu rõ về phần còn lại của phạm vi.

Dưới đây là một số cách khác nhau giữa Scope change và Scope creep:

Sự khác biệt quan trọng giữa Scope change và Scope creep là việc quản lý và kiểm soát. Scope change là một quyết định có chủ ý, được thực hiện với tư cách một nhóm và đã được lên kế hoạch. Mặt khác, Scope creep xảy ra khi người quản lý dự án mất quyền kiểm soát và không đặt ra ranh giới rõ ràng.

Khi nói đến phạm vi, các dự án thất bại vì hai lý do. Họ không thể thay đổi phạm vi của mình một cách hiệu quả khi cần thiết (change ) hoặc phạm vi của họ thay đổi khi không được phép (creep.)

Quy trình quản lý thay đổi phạm vi dễ dàng (7 bước)

Chìa khóa để mang lại sự thay đổi phạm vi xuất sắc là quản lý quy trình một cách hiệu quả.

Đây là quy trình bảy bước dễ dàng để hướng dẫn bạn quản lý thay đổi phạm vi.

Bước 1: Hướng dẫn nhóm của bạn về khái niệm thay đổi phạm vi

Kiên thức là sức mạnh. Bắt đầu bằng cách giáo dục nhóm dự án của bạn về tầm quan trọng của việc quản lý thay đổi phạm vi. Điều này sẽ giúp nhóm của bạn hiểu rằng việc thay đổi phạm vi được cho phép và mang lại cho họ sự tự tin để xác định và thảo luận về vấn đề đó theo cách đúng đắn.

Làm như thế nào:

• Tập hợp nhóm của bạn và thảo luận về khái niệm thay đổi phạm vi và tạo ra một nền văn hóa cởi mở để xem xét các thay đổi. Lý tưởng nhất là bạn sẽ làm điều này khi bắt đầu dự án của mình, nhưng nếu bạn đang đọc giữa dự án này thì đó không phải là vấn đề.
• Lưu bài viết này và bài viết của chúng tôi về Scope Creep vào Wiki của công cụ quản lý dự án của bạn để các nhóm có thể cập nhật kiến ​​thức theo yêu cầu.

Bước 2: Tạo mẫu thay đổi phạm vi và xử lý mọi yêu cầu

Bây giờ nhóm đã sẵn sàng, bạn cần xác định cách thức đưa ra và xem xét các thay đổi về phạm vi. Cách tốt nhất để làm điều này là tạo một mẫu thay đổi phạm vi nhất quán để bất kỳ bên liên quan nào đưa ra yêu cầu thay đổi.

Làm như thế nào:

• Hiện có rất nhiều mẫu yêu cầu thay đổi phạm vi , nhưng tối thiểu hãy đảm bảo rằng mẫu của bạn bao gồm:
  • Tên dự án
  • Thay đổi tên/ID
  • Tên người yêu cầu và thông tin liên lạc
  • Mô tả sự thay đổi
  • Lý do thay đổi
  • Sự thay đổi tác động đến điều gì (ví dụ: kết quả đầu ra/kết quả nào)
  • Tác động đến dự án nếu thay đổi không được chấp nhận
• Chỉ định địa điểm và người gửi yêu cầu. Rất có thể, đây sẽ là bạn với tư cách là người quản lý dự án hoặc thành viên nhóm cấp cao, chẳng hạn như nhà phân tích kinh doanh.

Bước 3: Ghi lại tất cả các yêu cầu thay đổi phạm vi (ngay cả những yêu cầu không xảy ra)

Một trụ cột khác của quản lý thay đổi phạm vi tốt là tạo nhật ký thay đổi trung tâm trong công cụ quản lý dự án như BA4U.

Điều này giúp bạn lưu giữ hồ sơ về tất cả các yêu cầu và cung cấp dấu vết kiểm tra có giá trị cho việc kết thúc dự án . Nó cũng cho thấy rằng tất cả các ý tưởng đều được coi là bình đẳng và các tài liệu mà bạn quyết định không tiếp tục.

Bước 4: Tạo diễn đàn thay đổi phạm vi để đánh giá các yêu cầu theo mục tiêu dự án của bạn

Sau khi yêu cầu được gửi và ghi lại, bạn sẽ cần phải đánh giá yêu cầu đó với tư cách là một nhóm. Nhiều dự án có một diễn đàn kiểm soát sự thay đổi, bao gồm các bên liên quan chính, để xem xét các yêu cầu và ảnh hưởng của chúng đến mục tiêu của dự án.

Làm như thế nào:

• Đầu tiên, hãy quyết định tần suất và thời điểm bạn tổ chức một diễn đàn thay đổi. Nếu bạn mong đợi những yêu cầu thường xuyên, bạn nên lên lịch cho chúng hàng tháng giống như bất kỳ buổi lễ dự án nào khác . Nếu không, tốt hơn là làm chúng một cách đặc biệt.
• Tiếp theo, quyết định ai cần tham gia diễn đàn. Lý tưởng nhất là bạn cần tất cả những người phù hợp có thể đưa ra đề xuất phù hợp theo yêu cầu - điều này có thể bao gồm các bên liên quan về tài chính, kỹ thuật và người dùng doanh nghiệp.
• Cuối cùng, khi đánh giá một thay đổi, hãy nhớ xem xét những ưu và nhược điểm đối với mọi góc độ của dự án, bao gồm:
  • Mục tiêu và mục đích
  • Đầu ra và kết quả
  • Những lợi ích
  • Chi phí
  • Lịch trình
  • Chất lượng
  • Rủi ro

Bước 5: Biết ai cần phê duyệt mọi thay đổi đối với phạm vi của bạn

Mọi người đều có một ông chủ, và dự án của bạn cũng không ngoại lệ. Để đi đến quyết định cuối cùng về yêu cầu thay đổi phạm vi, hãy đảm bảo bạn biết ai có thẩm quyền phê duyệt thay đổi phạm vi.

Trong hầu hết các trường hợp, đó sẽ là nhà tài trợ dự án của bạn, nhưng đối với các dự án hoặc chương trình lớn hơn, đó có thể là toàn bộ ban dự án.

Làm như thế nào:

• Bạn sẽ biết khá rõ ai có quyền phê duyệt các yêu cầu thay đổi, nhưng nếu không, hãy hỏi nhà tài trợ của bạn. Hãy nhớ rằng, tùy thuộc vào sự thay đổi, bạn có thể cần thêm ngân sách, thêm thời gian hoặc nguồn lực bổ sung, vì vậy hãy đảm bảo người phê duyệt của bạn có thẩm quyền đó.
• Các nhà tài trợ dự án thường rất bận rộn. Để làm cho quy trình phê duyệt dễ dàng hơn, hãy tạo Mẫu phê duyệt yêu cầu thay đổi xác định rõ ràng:
  • Tên dự án
  • Bối cảnh (lý do thay đổi được yêu cầu)
  • Yêu cầu thay đổi
  • Sự thay đổi sẽ cần những gì (ví dụ: nhiều ngân sách hơn, nhiều thời gian hơn)
  • Thay đổi sẽ mang lại điều gì (ví dụ: giảm rủi ro, nhiều lợi ích hơn)
  • Tác động của việc không thực hiện thay đổi
  • Khuyến nghị của bạn.
• Giữ dấu vết kiểm tra về quyết định phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu và lưu trữ nó trong hệ thống quản lý tệp của dự án của bạn .

Bước 6: Thêm các yêu cầu đã được phê duyệt vào hồ sơ tồn đọng hoặc phiên lập kế hoạch chạy nước rút tiếp theo của bạn

Nếu thay đổi về phạm vi được phê duyệt, đã đến lúc đưa nó vào lịch trình dự án của bạn . Đương nhiên, bạn cần thực hiện việc này một cách cân nhắc, vì vậy, sẽ hợp lý nếu đưa nó vào vòng lập kế hoạch dự án tiếp theo của bạn, chẳng hạn như đánh giá hồ sơ tồn đọng hoặc phiên lập kế hoạch chạy nước rút .

Làm như thế nào:

• Tập hợp nhóm lại như một phần của chu trình lập kế hoạch hiện tại của bạn và đưa sự thay đổi về phạm vi mới vào cuộc thảo luận của bạn.
• Hãy nhớ xử lý các thay đổi về phạm vi giống như cách bạn làm với bất kỳ phạm vi nào khác, ưu tiên nó phù hợp với công việc khác mà bạn phải hoàn thành.

Bước 7: Kiểm tra, tìm hiểu và xem lại quá trình thay đổi phạm vi của bạn

Quản lý thay đổi phạm vi theo đúng cách là điều cực kỳ quan trọng đối với sự thành công của dự án của bạn. Bạn khó có thể làm đúng hoàn toàn ngay lần đầu tiên, vì vậy hãy dành thời gian để suy ngẫm về quy trình sau khi mọi yêu cầu mới được gửi qua hệ thống. Cập nhật các bước, mẫu và diễn đàn để đảm bảo chúng phù hợp với bạn.

Làm như thế nào:

• Với tư cách là người quản lý dự án, bạn sẽ biết được việc kiểm soát thay đổi phạm vi của mình đang diễn ra tốt như thế nào. Kiểm tra mức độ thoải mái của bạn - nếu những thay đổi khiến bạn lo lắng hoặc căng thẳng thì quá trình của bạn chưa đủ mạnh.
• Đừng ngại hỏi nhóm của bạn xem họ nghĩ quy trình đang hoạt động như thế nào, ưu tiên tập trung vào phản hồi từ người yêu cầu và người phê duyệt.

Cách tích hợp các thay đổi về phạm vi và giữ cho nhóm của bạn vui vẻ

Thay đổi phạm vi không xảy ra một cách biệt lập — đó là một phần của hệ sinh thái dự án rộng lớn hơn của bạn. Để giữ cho toàn bộ nhóm của bạn hài lòng, hãy đảm bảo bạn tích hợp và xã hội hóa các thay đổi về phạm vi theo ba cách sau:

1. Báo cáo tình trạng dự án. Phạm vi cuộc gọi thay đổi trong báo cáo trạng thái dự án của bạn để đảm bảo tất cả các thành viên nhóm dự án và các bên liên quan đều được cập nhật.
2. Sử dụng các công cụ quản lý dự án. Giữ nhật ký thay đổi và bản ghi tất cả các thay đổi trong công cụ quản lý dự án của bạn để mọi người đều có thể xem được. BA4U có thể giúp bạn và nhóm của bạn thực hiện việc này một cách liền mạch với các mô-đun quản lý tác vụ, quản lý kiến ​​thức, lưu trữ tệp và trò chuyện nhóm ở cùng một nơi.
3. Thúc đẩy một nền văn hóa thay đổi tích cực . Với tư cách là người lãnh đạo dự án, hãy đảm bảo bạn liên tục thúc đẩy văn hóa tích cực thay đổi trong dự án của mình. Hãy nhớ rằng, thay đổi phạm vi vốn không phải là điều xấu và trong nhiều trường hợp, đó thực sự là điều đúng đắn để đạt được kết quả tốt nhất.

Thay đổi là không thể tránh khỏi. Quan trọng là bạn giải quyết nó như thế nào.

Trong nhiều năm, việc thay đổi phạm vi được coi là con đường chắc chắn dẫn đến thất bại của dự án. Nhưng trong một nghề đầy bất ổn, điều duy nhất bạn có thể thực sự đảm bảo trong suốt quá trình thực hiện dự án của mình là sẽ có điều gì đó thay đổi.

Để thành công, điều quan trọng là cách bạn đối phó với sự thay đổi phạm vi. Các nhóm dự án tốt nhất thực hiện quy trình thay đổi phạm vi mạnh mẽ được xây dựng trên một quy trình nhất quán, đánh giá kỹ lưỡng và tích hợp thay đổi cẩn thận.

Nếu bạn muốn làm điều tương tự, chúng tôi khuyên bạn nên đặt BA4U làm trọng tâm trong khuôn khổ thay đổi phạm vi của mình. Xét cho cùng, không có cách nào tốt hơn để quản lý sự thay đổi hơn là thông qua một nền tảng tập trung, dễ sử dụng được thiết kế riêng cho các nhóm quản lý dự án linh hoạt.

Nguồn: https://plan.io/blog/scope-change-process/